一、RFID設(shè)備檔案系統(tǒng)工作流程

1.1.1 檔案入館

1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張RFID電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。RFID電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。

2、粘貼好RFID電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID設(shè)備（高頻RFID讀寫器）對(duì)檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

1.1.2 檔案借閱

1、借閱申請(qǐng)
在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時(shí)，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號(hào)，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能。

2、借閱登記
借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄;對(duì)于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

3、檔案查找
每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號(hào)、存放位置等，工作人員按照申請(qǐng)記錄進(jìn)行檔案查找。
查找完成后，工作人員必須通過RFID設(shè)備對(duì)電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號(hào)。

4、檔案借出
保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行RFID電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號(hào)。

1.1.3 檔案歸還

1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案RFID電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行RFID電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

1.1.4 檔案防盜

所有館藏檔案均處于RFID設(shè)備的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID設(shè)備捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

1.1.5 檔案查詢管理

自助終端查詢
自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢?cè)O(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。
網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢
網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提供給領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工作情況的在線監(jiān)控。

1.1.6 檔案銷毀提醒

檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID電子標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

1.1.7 檔案盤點(diǎn)管理

采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，通過RFID設(shè)備讀取檔案格和存放的檔案的RFID電子標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。上海營信RFID設(shè)備（高頻RFID讀寫器）檔案系統(tǒng)作為專業(yè)的RFID設(shè)備，有效管理檔案，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理軟件的問題，融入了更多的創(chuàng)新性功能，在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案收集與管理，保證檔案信息安全的同時(shí)，更加強(qiáng)調(diào)檔案資源的服務(wù)和利用。感興趣的讀者朋友歡迎您的咨詢。